PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI

Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penetapan, pemberitahuan latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Dalam bab ini akan dibahas bagaimana organisasi menentukan kebutuhan sumber daya manusia sekarang dan di waktu yang akan datang.
Kegiatan-kegiatan penyusunan personalia sangat erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi, sehingga pembahasannya sering ditempatkan sebagai bagian dari fungsi pengarahan. Tetapi fungsi ini berhubungan ert dengan fungsi pengorganisasian, dimana pengorganisasian mempersiapkan ” kendaraan ”-nya dan peyusunan personalia mengisi ” pengemudi ”-nya yang sesuai gengan posisi kerja yang ada. Akhirnya, fungsi penyusunan personalia harus dilaksanakan oleh semua manajer, baik mereka mengolah perusahan besar ataupun menjadi pemilik perusahan kecil.

PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA
Proses penyusunan personalia (staffing process) dapan dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat. Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda. Pertama, lingkungan eksternal yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya. Kedua lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi.
Langkah-langkah proses ini mencakup:
1. perencanaan sumber daya manusia, yang dirancang untuk menjamin keajegan dan pemenuhan kebutuhan personalia organisasi.
2. Penarikan, yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia.
3. Seleksi, mencakup penilaian dan pemilihan di antara calon-calon personalia.
4. Pengenalan dan orientasi, yang dirancang untuk membantu individu-individu yang          terpilih menyesuaikan diri dengan lancar dalam organisasi.
5. Latihan dan pengembangan

Perencanaan Sumber Daya manusia

Perencanaan adalah suatu proses untuk penentuan rencana atau program
kegiatan. Definisi klasik menyatakan bahwa perencanaan pada dasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan.

1. Analisa Jabatan
Analisa jabatan memberikan analisis tentang setiap jabatan sehingga akan memberikan gambaran tentang syarat-syarat yang diperlukan oleh karyawan untuk memangku setiap jabatan serta dapat dipakai sebagai landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan serta penentuan jumlah karyawan yang dibutuhkan. Analisa jabatan terdiri dari dua hal pokok, yaitu:
a. Uraian Jabatan (job description)
Merupakan penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, kewajibannya, wewenangnya dan sebagainya.
b. Syarat-syarat jabatan (job specification)
Merupakan informasi tentang persyaratan yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik.
Selain itu, dapat dipakai sebagai landasan kegiatan-kegiatan lain dalam bidang manajemen personalia, antara lain;
- Pelaksanaan mutasi
- Pelaksanaan promosi
- Pemberian pelatihan
- Penetapan kompensasi
- Pemenuhan syarat-syarat lingkungan kerja
- Pemenuhan kebutuhan peralatan.

2. Sumber-sumber dan Cara Mendapatkan Tenaga Kerja
Untuk dapat memperoleh karyawan yang tepat, baik secara kualitas maupun secara kuantitas, diperlukan pengetahuan yang baik tentang sumber-sumber tenaga kerja. Bagi perusahaan atau instansi yang sudah berjalan, bila ada lowongan pekerjaan mendapatkan karyawan/personalia dari sumber intern. Kebaikan dan memanfaatnya dapat meningkatkan loyalitas, menimbulkan persaingan sehat, serta dapat meningkatkan efisiensi. Namun kelemahannya, kemungkinan terjadinya promosi dan mutasi yang dipaksakan dan menghambat masuknya ide-ide baru.
Cara lain adalah mendapatkan karyawan dari luar, yaitu Penarikan pegawai dari lembaga pendidikan dilakukan bila perusahaan/instansi hanya memerlukan latar belakang pendidikan tertentu tanpa mempedulikan pengalaman kerja.
Bila dipandang perlu, dapat mengambil langsung dari sumber tenaga kerja meskipun mungkin kurang praktis dan memerlukan biaya yang sangat besar. Sumber tenaga kerja sifatnya tersebar, advertensi mungkin akan dapat mencapai sasaran.

3. Seleksi Pegawai
Seleksi adalah kegiatan suatu perusahaan/instansi untuk memilih pegawai yang paling tepat dan dalam jumlah yang tepat pula dari calon yang dapat ditariknya. Sebenarnya, antara analisis jabatan dan seleksi adalah dua hal yang saling tergantung, sebab metode seleksi yang tepat harus ditunjang oleh analisis jabatan yang tepat, demikian pula sebaliknya.
Agar mencapai sasaran dan secara ekonomis dapat dipertanggung jawabkan, metode seleksi yang digunakan harus dipilihkan yang paling efektif dan efisien. Untuk dapat menjaga objektivitas, sedapat mungkin seleksi tersebut didasarkan pada angka-angka. Agar seleksi tidak mengalami kesulitan, sebaiknya selalu memperhatikan peraturan dan ketentuan pemerintahan yang telah ada. Dan agar mencapai sasaran, petugas seleksi yang jujur dan objektif merupakan syarat mutlak. Selain itu, keahlian petugas seleksi tidak boleh diabaikan sama sekali sebab petugas seleksi inilah yang akan mengambil keputusaan diterima tidaknya karyawan. Dalam seleksi diharapkan kita akan memperoleh orang yang tepat pada tempat yang tepat. Meskipun demikian, pengertian orang yang tepat pada tempat yang tepat haruslah diartikan secara dinamis.
Hal yang harus diseleksi sebenarnya tidak sama antara suatu perusahaan atau instansi dengan perusahaan atau instansi lain. Meskipun demikian, hal-hal yang sering kali diseleksi yaitu: Umur, Jenis Kelamin, Keahlian, Pengalaman, Pendidikan, Kerjasama, Tanggung jawab, Interest Bakat, dan sebagainya. Untuk mengadakan seleksi dapat menggunakan suatu metode seleksi atau kombinasi dari beberapa metode seleksi, yang menurut perhitungan kita paling efektif dan efisien. Metode seleksi tersebut antara lain, surat lamaran, penelitian, test praktek, test psikologi dan sebagainya. Selain itu, sebenarnya ada beberapa metode seleksi yang belum umum dipakai serta masih perlu diuji kebenarannya. Metode-metode tersebut antara lain adalah ilmu baca tulisan, ilmu rajah dan sebagainya.
Bila memungkinkan, dalam melaksanakan seleksi harus dilandasi dengan partisipasi. Hal ini dapat dilakukan dengan mengikutsertakan orang yang akan menerima karyawan. Karena bagaimanapun usaha kita untuk mengadakan seleksi masih ada kemungkianan terjadi kekeliruan, perlu adanya masa percobaan untuk mengurangi resiko yang mungkin timbul.

4. Pelatihan Pegawai
Pelatihan atau training adalah suatu kegiatan dari perusahaan atau instansi yang maksudnya agar bisa memperbaiki dan mengembangkan sikap, tingkah laku, keterampilan dan pengetahuan dari para pegawainya, sesuai dengan keinginan dari perusahaan/instansi yang bersangkutan.
Melaksanakan pelatihan dari pegawai memerlukan pengorbanan yang tidak kecil, namun hasil yang diperoleh tentu jauh lebih besar daripada pengorbanan tersebut. Dalam pelatihan tersebut ada beberapa sasaran utama yang ingin dicapai, yang karenanya memungkinkan sasaran lain akan dapat dicapai pula. Adapun keuntungan yang bisa diperoleh setelah sasaran dicapai yaitu sebagai berikut: pengurangan pengawasan, peningkatan rasa harga diri, peningkatan kerja sama antara pegawai dan sebagainya. Selain keuntungan yang dapat diperoleh dengan dilaksanakannya pelatihan perlu diketahui efek samping yang mungkin timbul, antara lain; hilangnya sebagian waktu yang produktif, biaya yang terlalu tinggi dan sebagainya.
Dalam usaha melakukan pelatihan ada dua cara, yaitu melaksanakan sebelum penempatan dan/atau sesudah penempatan. Dalam pelaksanaan pelatihan tidak ada ketentuan secara mutlak mana yang lebih baik antara melaksanakan pelatihan sendiri atau menyerahkannya kepada pihak ketiga. Semua itu tergantung kepada situasi, kondisi serta tujuan masing-masing.
Dalam memilih peserta pelatihan hendaknya didasarkan pada kondisi dari pegawainya. Dan dalam proses pelatihan, suatu metode yang tepat misalnya akan percuma jika instrukturnya tidak menyampaikan pelajaran-pelajaran dengan baik kepada mereka yang diajar. Oleh karena itu, dalam penyelenggaraan pelatihan kita harus berhati-hati memilih instruktur.

5. Pemberian Kompensasi
Tujuan administrasi kompensasi :
1. Memperoleh personalia yang qualified
2. Mempertahankan para karyawan yang ada sekarang
3. Menjamin keadilan
4. Menghargai perilaku yang diinginkan
5. Mengendalikan biaya
6. Memenuhi peraturan
Faktor-faktor yang mempengaruhi kebijakan kompensasi :
1. Suplai dan permintaan tenaga kerja
2. Serikat karyawan
3. Produktivitas
4. Kesediaan untuk membayar
5. Kemampuan untuk membayar
6. Kebijaksanaan pengupahan dan penggajian
7. Kendala-kendala pemerintah

Sistem penentuan kompensasi melalui evaluasi pekerjaan :
Metode Non Kuantitatip :
1. Job ranking : pekerjaan atau jabatan dalam sebuah perusahaan dibuat urutan peringkatnya.
2. Job grading : grade atau tingkat dibuat berdasarkan deskripsi standar
Metoda Kuantitatip :
1. Metode perbandingan faktor
2. Point system

Langkah-langkah metode pembandingan faktor :
Langkah 1 : Memilih dan menentukan faktor-faktor pekerjaan kritis
Langkah 2 : Memilih dan menentukan pekerjaan-pekerjaan kunci
Langkah 3 : Membagi tingkat gaji/upah sekarang untuk pekerjaan-pekerjaan kunci
Langkah 4 : Menyusun bagan pembandingan factor
Langkah 5 : Mengevaluasi pekerjaan-pekerjaan lain
Langkah-langkah metode point system :
Langkah 1 : Memilih dan menentukan faktor-faktor kritis
Langkah 2 : Menentukan tingkatan-tingkatan berbagai factor
Langkah 3 : Mengalokasikan points pada subfaktor-subfaktor
Langkah 4 : Mengalokasikan points pada semua tingkatan
Langkah 5 : Menyusun manual penilaian
Langkah 6 : Menerapkan point system
Sistem insentip finansial :
Sistem insentip individual

Insentip karyawan operasional :
1. Unit output/ jumlah yang dihasilkan
2. Bonus waktu

Insentip untuk tenaga-tenaga manajerial:
1. Bonus dalam bentuk kas (cas bonuses) yang diberikan atas dasar laba atau evaluasi prestasi kerja individual.
2. Stock Options, yaitu hak untuk membeli saham perusahaan pada harga tertentu selama jangka waktu (periode) tertentu di waktu yang akan datang.
3. Stock appreciation rights, adalah sama seperti stock options, tetapi manajer dapat melepaskan hak untuk membeli saham dan mengambil bonus kas sebesar nilai saham dalam rentang waktu tertentu.
4.Phantom stock plans, di mana manajer tidak benar-benar mendapatkan saham, tetapi hanya dicatat pada rekening pemilikan saham perusahaan pada harga pasar.
5. Sasaran-sasaran prestasi kerja dapat ditetapkan untuk eksekutip dan bonus dialokasikan menurut derajat prestasi.
Contoh, bila penghasilan perusahaan naik rata-rata 10% selama periode 5 tahun, seorang manajer bisa menerima 500 lembar saham atau ekuivalennya dalam bentuk kas. Untuk kenaikan rata-rata 9%, bonus mungkin sebesar 400 lembar saham, dan seterusnya.

Sistem insentip kelompok :
1. Unit output kelompok
2. Pembagian produksi
3. Pembagian laba
4. Pemilikan saham
Manfaat kompensasi pelengkap (fringe benefit) :
1. Rekrutmen lebih efektip
2. Peningkatan semangat kerja dan kesetiaan
3. Penurunan keluarnya karyawan dan absensi
4. Pengurangan kelelahan
5. Pengurangan pengaruh serikat karyawan
6. Hubungan masyarakat yang lebih baik
7. Pemuasan kebutuhan-kebutuhan karyawan
8. Meminimasi biaya kerja lembur
9. Pengurangan ancaman intervensi pemerintah
Faktor yang perlu diperhatikan :
1. Program benefit karyawan hendaknya memuaskan kebutuhan nyata
2. Benefits hendaknya sesuai dengan kegiatan-kegiatan di mana pendekatan kelompok lebih efisien daripada perseorangan
3. Benefits hendaknya disusun atas dasar cakupan kegunaan seluas mungkin
4. Ada program komunikasi yang terencana baik dan mempunyai jangkauan luas, agar program pelayana karyawan bermanfaat bagi perusahaan
5. Biaya-biaya program benefit hendaknya dapat dihitung dan dikelola dengan kebijaksanaan pembelanjaan yang baik
Time-off Benefits :
1. Istirahat On- The- Job
2. Waktu sakit
3. Liburan dan cuti
4. Alasan-alasan lain
Program pelayanan karyawan :
1. Program rekreasi
2. Cafetaria
3. Perumahan
4. Bea siswa pendidikan
5. Fasilitas pembelian
6. Konseling finansial Dan legal
7. Pelayanan lain